制定日:平成17年4月1日
改定日:平成30年2月2日
株式会社エム・エス・アイ
代表取締役 金 子 昌 弘

1:個人情報保護マネジメントシステムの策定

当社は個人情報の取り扱いについて、個人情報の保護に関する法令に基づき「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、適切な個人情報の取得、利用、および提供を行います。

2:個人情報の取得と利用

当社は個人情報を取得、利用する場合は、本人にその利用目的、当社の窓口、個人情報を提供する範囲等を通知し、同意を得たうえで実施します。
なお、本人の同意を得た利用目的の範囲を超えた利用、第三者への提供・開示は行わないための措置を講じます。ただし、法令の定めによる場合や緊急時・非常時を除きます。

3:安全対策の実施

当社が保有する個人情報に対するリスク(個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、紛失、漏えい等)を認識し、その防止と是正について「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、定期的に内部監査を実施することにより安全対策を講じます。

4:法令の遵守

当社は個人情報に関する法令、国が定める指針及び関連する各種の規範やガイドラインを遵守します。

5:継続的改善

当社はより安心できるサービスを提供する為、委員会活動や社内監査及び経営者による定期的な見直しにより、「個人情報保護マネジメントシステム」を継続的に改善します。

6:苦情及び相談に関する窓口の設置

当社は「苦情及び相談窓口」を設置し、個人情報に関する苦情やお問い合わせに関して適切かつ迅速に対応します。

苦情相談窓口
株式会社エム・エス・アイ
【PMS事務局、苦情相談窓口担当者】
経営企画室 室長 前 盛 直 人
TEL:023-647-3966 FAX:023-647-3967

個人情報の取扱いについて

1:当社の個人情報保護管理責任者及び問合せ先

当社では個人情報を適切に保護するため、個人情報保護管理責任者を設定し管理を行っています。

【個人情報保護管理者】
取締役専務執行役員  佐 藤 一 夫

【PMS事務局 】
経営企画室 室長 前 盛 直 人
TEL:023-647-3966 FAX:023-647-3967

2.個人情報の取得、利用目的について

個人情報の取得にあたっては個人情報保護法を順守し適正な手段で行います。
当社は、本人から直接書面やWebサイトを通じて個人情報を取得する場合は利用目的を明示し同意を得た上で収集します。

2.1:直接書面によって取得した個人情報は、次の利用目的の範囲内で利用することを公表します。

2.1.1:取引先個人情報の場合

  • ① 契約の履行(商品、サービスの提供等)のため
  • ② お客様に、弊社の製品やサービスに関する情報、または営業およびマーケティング活動(セミナーやイベント、キャンペーン、ニュースレターなど)に関連する情報を、電子メール、郵送、FAX または電話により、お客様にお知らせするため
  • ③ お客様のコンピュータシステムを構築するために必要なデータ収集のため
  • ④ ご契約情報の弊社システムへの登録のため
  • ⑤ お客様の連絡先等ご担当者ご本人確認のため
  • ⑥ 各種ご報告書を提出するため
  • ⑦ お客様へのご請求やご入金確認などの決済業務のため
  • ⑧ お客様契約・購入履歴の記録のため
  • ⑨ 機器誤動作等による機器不良の修理後の不具合確認のため
  • ⑩ お客様からのお問い合わせやご要望若しくはクレームにお答えするため
  • ⑪ ご挨拶状、ご案内状等、その他営業上必要な書類をお届けするため
  • ⑫ 営業活動またはお客様への情報提供等で訪問するため
  • ⑬ 慶弔時の連絡及び贈答品を送付するため
  • ⑭ その他一般事務の連絡、問合せ、回答を行うため

 

2.1.2:採用に関わる個人情報の場合

  • ① 採用選考に際して応募者の経歴、健康状態などを把握し、業務適正の判断を行うため
  • ② 応募者本人への連絡のため
  • ③ 応募者本人への書類送付のため

 

2.1.3:ホスティングサービスに関わる個人情報の場合

  • ① 契約の履行(サービスの提供)のため
  • ② ドメインを取得する際、担当者の情報としてドメイン管理会社に提供するため
  • ③ メールアドレスの追加、更新、削除等データメンテナンスのため
  • ④ その他一般事務の連絡、問合せ、回答を行うため

2.1.4:セミナー関連に関わる個人情報の場合

  • ① セミナーに関するご連絡(受講確認書の送付)、問合せに対する回答のため。
  • ② セミナー開催・運営のため。
  • ③ セミナーに関連する情報を、電子メール、郵送、FAX または電話により、お客様にお知らせするため。
  • ④ 共催企業と情報共有のため。

 

2.1.5:資料請求に関わる個人情報の場合

  • ① 資料の送付を行うため
  • ② 送付した資料に関する問い合わせに回答を行うため
  • ③ 弊社の製品やサービスに関する情報、または営業およびマーケティング活動(セミナーやイベント、キャンペーン、ニュースレターなど)に関連する情報を、電子メール、郵送、FAX または電話により、お知らせするため
  • ④ 上記各項目に付随する業務を行うため

 

2.1.6:デモの申込に関わる個人情報の場合

  • ① デモ申込依頼への回答のため。
  • ② デモ申込に関する連絡のため。
  • ③ 上記各項目に付随する業務を行うため。

 

2.1.7:お問合わせに関わる個人情報の場合

  • ① お問い合わせへの回答を行うため
  • ② 上記各項目に付随する業務を行うため

 

2.1.8:社員に関わる個人情報の場合

  • ① 緊急事態を含む業務上の指示・命令・連絡のため
  • ② 許認可・社会保険・納税などの法的手続きのため
  • ③ 社員の配置・配属・考課・処遇・給与支払・教育・訓練などの労務管理のため
  • ④ 業務効率・勤怠状況・安全管理体制・顧客サービス実施状況などの把握と改善のため
  • ⑤ 入退室管理やアクセス監視、作業監視などによる情報セキュリティ管理のため
  • ⑥ お客様に対する社員の情報提供のため
  • ⑦ 業務を遂行する上での社内資産の利用者管理を行うため
  • ⑧ 福利厚生に必要な範囲で従業員の個人情報を利用・提供するため
  • ⑨ 番号法に基づく個人番号関係事務で利用・提供するため
  • ⑩ 会社の広報活動・営業活動・業務案内などで、社内掲示板や広報誌および会社案内への掲示・掲載・配布をするため

 

2.1.9:その他自社で取り扱う個人番号を含む個人情報

  • ① 税理士、弁護士、社会保険労務士、司法書士、講師に報酬を支払った場合の支払調書作成のため
  • ② 配当金を株主に支払った場合の支払調書作成のため
  • ③ 不動産の賃貸料を支払った場合の支払調書作成のため

2.2:直接書面によらない方法で取得した個人情報は、次の利用目的の範囲内で利用することを公表します。

2.2.1:受託した場合

  • ① 受領した個人情報データベースのデータ作成、変換業務
  • ② 各種データ分析、システム検証業務
  • ③ 請求処理受託業務
  • ④ 保守受託業務
  • ⑤ ホスティングサービスの場合
    ・契約の履行(MSPサービスの提供)のため。
    ・ドメインを取得する際、担当者の情報としてドメイン管理会社に提供するため。
    ・メールアドレスの追加、更新、削除等データメンテナンスのため。
    ・その他一般事務の連絡、問合せ、回答を行うため。
  • ⑥ セミナーの場合
    ・セミナーに関するご連絡(受講確認書の送付)、問合せに対する回答のため。
    ・セミナー開催・運営のため。
    ・セミナーに関連する情報を、電子メール、郵送、FAX または電話により、お客様にお知らせするため。
    ・共催企業と情報共有のため。

なお、受託した個人情報は当社が保有するものではないため、
本人からの開示要求に応じることはできません。
また、受託業務において取り扱う個人情報を、受託先の承諾がある場合を除き、
第三者に提供することはありません。

 

2.2.2:名刺、メール、電話、企業年鑑から取得した個人情報

  • ① 本人と連絡をとるため
  • ② 企業情報を取得するため
  • ③ 弊社へのお問合せ対応のため
  • ④ お客様のシステム支援、運用支援のため

2.2.3:入退管理のための記録

  • ① 防犯防災監視のため
  • ② 事件、事故時の調査のため
  • ③ 社内への不正入館、設備の不正利用監視のため

3:個人情報の第三者への開示、提供について

当社では、収集した個人情報について、以下のいずれかに該当する場合を除いて、第三者へ開示、提供を致しません。

  • 1)法令の定めによる場合
  • 2)本人または、公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
  • 3)予め本人より同意を得ている場合

 

4:開示等の求めに応じる手続き

本人の個人情報に対する開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の求めに応じる手続きは以下の通りです。

  • ① 開示等の求めの申出先
    株式会社エム・エス・アイ
    【PMS事務局 】
    経営企画室 室長 前 盛 直 人
    TEL:023-647-3966 FAX:023-647-3967
    e-mail:info@msi-net.co.jp
  • ② 開示等の求め申請書の送付
    開示の求めの申出先に、開示等の求めがあった場合は、当該申出者に、当社の指定様式 「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」をお送りいたします。
    なお、申請者が未成年者、保護を必要とする方の場合には、法定代理人の方の、また、代理人様を通して申請する場合は、代理人様本人確認ができる書類を添付して下さい。
  • ③ 申請書の提出
    ご本人様によるご請求の場合
    「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」に必要な項目を記入の上、「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」とご本人様確認のための書類を同封のうえ当社の問合せ窓口まで返信して下さい。
    ご本人様確認の書類は下記のいずれか一通とします。本籍地の記載がある場合はその個所を塗りつぶしてご提示ください。
    ⅰ)運転免許証(コピー)(住所変更がある場合は裏面も必要)
    ⅱ)パスポート(写真掲載のページのコピー)
    ⅲ)健康保険証(コピー)
    ⅳ)住民票(原本)
    Ⅴ)その他本人と確認できる書類(コピー)
    本人確認ができない場合は拒否できることとします。代理人様を通して申請する場合
    代理人を定め、「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」に必要な項目を記入の上、「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」とご本人様確認のための書類、及び代理人様本人であることを確認するための書類を同封のうえ当社の問合せ窓口まで返信して下さい。
    代理人様確認の書類は下記のいずれか一通とします。
    ただし、法定代理人様の場合は、法定代理人と確認できる書類とします。本籍地の記載がある場合はその個所を塗りつぶしてご提示ください。
    ⅰ)運転免許証(コピー)(住所変更がある場合は裏面も必要)
    ⅱ)パスポート(写真掲載のページのコピー)
    ⅲ)健康保険証(コピー)
    ⅳ)住民票(原本)
    Ⅴ)その他本人と確認できる書類(コピー)
    本人確認ができない場合は拒否できることとします。

    送付いただきましたご本人、代理人様確認のための書類は、ご本人、代理人様確認が済み次第、裁断処理を施し廃棄します。

  • ④ 「個人情報 開示・訂正・削除等 申請書」の内容について
    速やかに調査を行い、調査が済み次第郵送にて求められた処置の結果を回答します。
    尚、本人から回答方法について特別の求めがあった場合は、その方法によって回答します。
  • ⑤ 開示等の求めに対する手数料は徴収しません。
    ただし、当社社員の個人情報に関しては「社員情報取扱規程」を別途定め、これに従うものとします。
    ※開示等の求めに応じられない場合
    次に定める場合は、開示等に応じることはできません。この場合、その理由を付記して通知します。
    ・提出書類に不備があった場合
    ・本人確認の書類の記載内容により本人の確認ができない場合
    ・代理人確認の書類の記載内容等で代理権の確認ができない場合
    ・申請書の内容により当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
    ・本人又は、第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがある場合
    ・当社の業務遂行に著しい支障を及ばすおそれがある場合
    ・法令に違反することとなる場合

5:当社のウェブサイトについて

  • (1) サービスご利用上の注意点
    当社がご提供する一部のサービス(当社が運営するウェブサイトのサービスを含む)では、お客様から個人情報をご提供いただけない場合はご利用できないものがありますので、あらかじめご了承ください。
  • (2) 通信の暗号化
    お客様から個人情報をご提供いただく場合は、そのウェブサイトにSSL(Secure Sockets Layer) などの通信の暗号化技術を使用し、お客様の個人情報を保護します。
    なお、SSLなどに対応していないブラウザをご利用の場合は、当該ページにアクセスできない場合がございます。
  • (3) クッキー(Cookies)およびWebビーコンの利用
    当社はウェブサイトにおけるより良いサービス提供のため、クッキーおよびWebビーコンを使用することがあります。
    当ウェブサイトでは、お客様の履歴情報をクッキー、Webビーコンを利用しアクセスログという形で記録しています。アクセスログは本ウェブサイトの保守や利用状況に関する統計分析のために活用されますがそれ以外の目的で利用されることはありません。
    ① クッキーとは
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